Menulis Surat Pengantar

Cara Menulis Surat Pengantar

Cara Menulis Surat Pengantar – Pernah tahu atau mencari tahu bagaimana cara menulis surat pengantar? Butuh berminggu-minggu untuk menemukan *pekerjaan* ini. Butuh waktu berjam-jam untuk menyelesaikan resume Anda dengan benar.

Baca Juga: Cara Memilih Format Resume Terbaik di 2019

Hampir selesai. Anda hanya perlu surat pengantar. Masalahnya? Anda hanya mendapatkan satu kesempatan. Anda tidak bisa hanya menulis surat pengantar. Itu harus sempurna. Tapi, bagaimana Anda menulis surat pengantar yang sempurna? Anda tahu jenis surat yang akan membuat perekrut memanggil Anda di tengah malam?

Beri kami 10 menit dan Anda akan tahu cara menulis surat pengantar seperti itu.

Panduan ini akan menunjukkan kepada Anda:

Cara menulis surat pengantar lebih baik dari 9 dari 10 lainnya.

Contoh surat pengantar yang akan membuat Anda lebih banyak wawancara (dan mengapa).

Tips penulisan surat pengantar dan trik untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan pekerjaan.

Gagasan yang dapat ditindaklanjuti tentang cara memulai dan mengakhiri surat pengantar, ditambah cara mengatasinya.

Baca Juga: 4 Hal yang Dicari Perekrut pada Resume

Baca terus! Kami akan memecah formula dalam 8 langkah sederhana.

Rahasia di Balik Setiap Surat Pengantar yang Sukses?

Lihat, semua surat pengantar yang hebat memiliki kesamaan: semuanya didasarkan pada template yang terbukti dan efektif. Inilah yang saya maksud:

Temui Jane, kandidat yang menulis surat pengantar di atas. Dia melamar posisi manajer pemasaran digital dengan perusahaan farmasi, XYZ Corp. Perusahaan berencana untuk meluncurkan situs web unggulan baru.

Pengalaman dan pengetahuan Jane menjadikannya kandidat yang sempurna untuk peran ini. Tujuan dari surat lamarannya adalah untuk membuktikan bahwa ia akan dapat meniru keberhasilan masa lalunya di posisi baru.

Baca Juga: Kekuatan dari Tiga: Pengetahuan Sebelumnya, Tujuan Membaca, dan Membaca Ulang 

Benar, jadi Anda telah melihat contoh sempurna surat lamaran untuk suatu pekerjaan.

Sekarang, izinkan saya menjelaskan apa yang membuat contoh surat pengantar ini hebat dan bagaimana Anda dapat menggunakan garis besar surat pengantar ini untuk memaksimalkan setiap bagian.

1. Gunakan Header Surat Pengantar yang Profesional

Yup, dasar-dasarnya dulu. Header setiap surat lamaran profesional untuk aplikasi pekerjaan harus mencakup yang berikut:

Nama Anda

Nomor telepon Anda

Alamat email anda

Tanggal

Nama manajer perekrutan dan jabatan profesional mereka

Nama dan alamat perusahaan tempat Anda melamar

Secara opsional, Anda dapat menambahkan:

Gelar profesional Anda

Alamat rumah anda

Tautan ke situs web profesional Anda

Akun media sosial Anda (hanya berlaku untuk LinkedIn dan Twitter)

Kota tempat tinggal Anda (tidak wajib tetapi menambahkan sentuhan profesional, sertakan jika surat pengantar Anda sangat resmi)

Ingatlah untuk tetap profesional:

Gunakan alamat email dari penyedia yang disegani, itu berarti Gmail atau domain pribadi Anda (jika ada).

Baca Juga: 8 Keuntungan dengan Bukti Sains dari Membaca Buku Nyata

Alamat email Anda hanya boleh menyertakan nama depan dan belakang Anda, sexyvanessa@gmail.com atau johnlikesgoats@hotmail.com akan menjadi perusak kesepakatan.

Jangan gunakan email kantor Anda saat ini. Tidak sopan bagi calon atasan Anda saat ini dan di masa depan.

Pastikan informasi kontak Anda konsisten di resume Anda, surat lamaran, dan profil media sosial.

Tips Pro: Menulis surat pengantar tanpa menulis nama manajer perekrutan? Di bagian penerima sertakan hanya nama departemennya: misalnya, “Departemen Penjualan XYZ.”

2. Buka Surat Pengantar Anda dengan Salam Pembuka yang Benar

Kepada siapa Anda alamat surat pengantar? Langsung ke manajer perekrutan yang akan membacanya.

Salam pembuka surat pengantar Anda mungkin menjadi hal pertama yang dilihat manajer perekrutan. Ada satu strategi hebat dan mudah untuk membuat ucapan Anda menarik perhatiannya:

‘Dear Katherine,’

Betul. Sebut namanya.

Jika kita mendengar atau melihat nama kita, kita bereaksi. Fokus pada apa yang terjadi selanjutnya. Ada banyak ilmu di balik ini:

Setelah manajer perekrutan melihat namanya dalam sambutan surat pengantar Anda, dia akan merasa seperti menemukan sesuatu yang dirancang khusus untuknya. Itu akan terasa pribadi, dia akan tahu apapun yang terjadi berikutnya mungkin hanya informasi persis yang dia cari.

Baca Juga: 7 Cara Membaca Menguntungkan Otak Anda 

Semua hal berikut adalah contoh yang baik dari salam surat pengantar profesional.

Contoh salam surat pengantar:

Katherine sayang,

Yang terhormat Nona Jones,

Dear Ibu Smith,

Dear Ibu Ford,

Yang terhormat Tuan McConnor,

Tips Pro: Ingin tahu apakah Anda harus menggunakan nama depan atau belakang manajer perekrutan? Itu tergantung pada budaya perusahaan. Jika Anda melamar posisi dengan perusahaan yang santai, gunakan nama depan. Untuk surat pengantar perusahaan, lebih aman menggunakan nama belakang penerima.

Baca Juga: 8 Tips untuk Membantu Pelajar Membangun Keterampilan Membaca yang Lebih Baik

Bagaimana Anda mengetahui nama manajer perekrutan?

Lakukan beberapa penelitian!

Jika Anda tidak dapat menemukan nama dengan cara apa pun yang mungkin, Anda harus menulis surat pengantar kepada siapa yang berkepentingan.

Kepada siapa alamat surat pengantar jika tidak ada nama manajer perekrutan yang disediakan?

Lihatlah contoh surat pengantar yang kepadanya terkait dengan salam:

Manajer Perekrutan Tim Penjualan yang Terhormat,

Kepada manajer perekrutan,

Tim [XYZ Company] yang terhormat,

Untuk Perhatian

Tips Pro: Jika Anda tidak tinggal pada zaman Victoria di Inggris, jangan memulai surat pengantar dengan “Dear Sir atau Madam.”

Selesai dengan header dan salam pembuka? Sekarang saatnya untuk daging dan kentang. Paragraf tengah surat pengantar Anda.

Bagaimana cara memperbaikinya?

Pilih format surat pengantar tiga paragraf:

Paragraf pertama untuk menarik perhatian manajer perekrutan

Yang kedua menunjukkan apa yang Anda tawarkan

Yang ketiga untuk membuktikan bahwa Anda akan cocok

Sekarang, lihat rincian cepat badan utama surat pengantar.

3. Tulis Paragraf Pembukaan yang Menarik

Inilah kebenaran yang brutal:

Beberapa kalimat di awal surat lamaran Anda akan menentukan apakah manajer perekrutan akan membacanya.

Anda perlu membuat pengantar surat lamaran Anda menarik dan menarik minat manajer perekrutan.

Lihatlah dua contoh paragraf pembuka surat pengantar:

Cara Membuat Surat Pengantar — Membuka Paragraf

SALAH

‘Menanggapi post Anda untuk Manajer Pemasaran Digital, saya ingin menyatakan minat saya untuk mengambil bagian dalam proses perekrutan. Sebagai manajer pemasaran digital dengan pengalaman lebih dari 8 tahun, saya yakin bahwa saya akan berhasil dalam peran ini.’

Mengapa ini sangat buruk?

Karena tidak memberikan nilai dan tidak ada detail. Intinya pada dasarnya ‘Saya sudah melakukan pekerjaan ini, jadi saya pikir saya akan cocok.’ Bukan itu yang dicari oleh manajer perekrutan.

Sekarang, lihat contoh pembuka surat pengantar yang ditulis dengan benar:

BENAR

Sebagai penggemar seumur hidup dari ide pemasaran XYZ, saya sangat senang melihat post Anda untuk posisi Manajer Pemasaran Digital. Saya yakin saya dapat membantu dengan tantangan XYZ yang akan datang. Saya memiliki pengalaman dengan memimpin kampanye online nasional yang sukses dengan anggaran lebih dari $300.000. Terlebih lagi, saya telah berhasil memperluas basis klien ABC sebesar 19% sejak 2011.

‘Wow, aku harus menjadi orang gila untuk tidak mempekerjakannya!’

Itulah tanggapan yang akan didapat oleh paragraf pertama ini.

Ada beberapa strategi berbeda dan efektif untuk pembukaan surat lamaran Anda. Anda dapat menyoroti prestasi Anda, menunjukkan seberapa baik Anda mengetahui kebutuhan calon atasan Anda, atau mendasarkan intro pada antusiasme Anda.

4. Jelaskan Mengapa Anda Kandidat Yang Sempurna

Anda melihat lowongan pekerjaan dari perusahaan impian Anda. Nama pekerjaan itu sama dengan posisi Anda saat ini. Anda sudah menjadi profesional yang sangat sukses sejauh ini.

Ini berarti, untuk mendapatkan pekerjaan itu Anda hanya harus memamerkan aset terbaik Anda dalam surat lamaran Anda, bukan?

Salah!

Surat pengantar Anda bukanlah lemari piala Anda.

Begitu

Apa yang harus ditulis dalam paragraf kedua pada surat pengantar?

Anda perlu memberikan manajer perekrutan apa yang dia cari. Anda harus menunjukkan bahwa Anda akan memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan.

Ingat Jane, kandidat manajer pemasaran digital kami? Perusahaan XYZ tempat ia melamar kebutuhan:

Pertama-tama, seorang manajer pemasaran digital yang cerdas (1).

Dan, di atas semua itu, seseorang yang akan mengawasi pengembangan portal online baru mereka (2).

Mari kita lihat bagaimana Jane berhasil menunjukkan bahwa dia memenuhi kriteria keduanya (1) dan (2).

Cara Membuat Surat Pengantar — Paragraf Kedua

Dalam posisi saya saat ini di ABC, saya telah mengawasi semua fase dari inisiatif pemasaran online kami, baik teknis dan kreatif (1). Tahun lalu, tantangan utama saya adalah merancang dan mengoptimalkan 9 situs web produk untuk produk paling strategis ABC dan meningkatkan hasil SEO kami serta meningkatkan UX (2). Di sini kita setahun kemudian:

8 dari 9 situs web yang saya optimalkan telah mencapai dan mengamankan tempat mereka dalam hasil 3 teratas di Google (2). Ini adalah hasil organik dan tidak berbayar untuk 10+ istilah pencarian utama;

Lalu lintas mesin pencari yang masuk ke 9 situs web terdiri dari 47% dari total lalu lintas organik (2) untuk istilah dan frasa kunci.

Lihat bagaimana Jane melakukannya?

Di kalimat pertama, tunjukkan bahwa Anda seorang ahli di bidang Anda. Tapi jangan terus membual. Bagian yang tersisa dari paragraf kedua surat pengantar Anda haruslah semua tentang bagaimana pengalaman Anda sebelumnya akan membantu pemberi kerja masa depan Anda terus maju dengan rencana mereka.

5. Beri Tahu Mereka Mengapa Anda Ingin Bergabung

Manajer masa depan Anda memiliki kebutuhan. Jika mereka mau mempekerjakan Anda, itu karena mereka pikir Anda akan memenuhi kebutuhan itu.

Tetapi apa yang mereka juga inginkan adalah agar Anda benar-benar menikmati bekerja bersama mereka. Mereka ingin pekerjaan Anda di masa depan merasa dihargai bagi Anda, dengan cara itu, mereka tahu Anda lebih mungkin tinggal bersama mereka untuk jangka waktu yang lebih lama.

Kunci untuk menulis surat pengantar yang sempurna di paragraf ketiga adalah menunjukkan kepada manajer perekrutan mengapa Anda menginginkan pekerjaan ini, bukan hanya pekerjaan apa pun.

Inilah cara termudah untuk melakukannya:

Mulailah dengan fakta perusahaan, misalnya, proyek yang akan datang (1)

Katakan mengapa Anda menganggapnya menarik (2)

Tekankan kembali bahwa pengalaman dan pengetahuan Anda akan membuat Anda berhasil dengan proyek tersebut (3)

Lihat contoh surat lamaran ini:

Cara Membuat Surat Pengantar — Paragraf Ketiga

Saya tahu bahwa rencana XYZ saat ini melibatkan pengembangan portal online komprehensif yang berfokus pada masalah-masalah terkait perawatan kesehatan (1). Proyek ini sangat cocok untuk minat pribadi dan profesional saya dan kesempatan yang menarik untuk menciptakan basis pengetahuan online yang unik untuk pasien dan profesional perawatan kesehatan (2). Saya ingin meningkatkan pengetahuan saya tentang pemasaran SEO dan pemasaran pertumbuhan online untuk mencapai hasil yang inovatif dengan inisiatif ini (3).

Tips Pro: Seberapa panjang surat pengantar? Secara umum, surat lamaran yang relevan dan pendek adalah yang terbaik. Tiga puncak paragraf. Hitungan kata masuk Anda tidak boleh melebihi 300 kata.

6. Buat Penawaran Anda di Paragraf Penutup

Sejauh ini cukup baik:

Surat pengantar Anda menunjukkan bahwa Anda memiliki keterampilan yang relevan. Anda sudah menjelaskan motivasi Anda. Apa yang mungkin salah?

Sebenarnya banyak.

Anda masih memiliki penutup surat pengantar untuk ditulis. Dan itu adalah bagian yang menentukan.

Itu harus memperkuat kesan umum yang Anda buat dengan paragraf sebelumnya. Itu harus membuat manajer perekrutan bersemangat saat dia mulai membaca resume Anda.

Bagaimana cara membuat surat pengantar yang terbaik berakhir?

Singkat cerita: dengan memberikan nilai.

Beri tahu manajer perekrut bahwa Anda ingin bertemu langsung dan membahas bagaimana pengalaman dan pengetahuan Anda dapat membantu pemberi kerja masa depan Anda dalam memenuhi tujuan mereka.

Baca Juga: 5 Cara Apa yang Anda Lakukan yang Dapat Mempengaruhi Kehidupan Anda

Seperti dalam contoh surat lamaran ini:

Cara Membuat Surat Pengantar — Paragraf Penutup

Saya akan menyambut baik kesempatan untuk membahas tujuan pemasaran digital Anda dan menunjukkan kepada Anda bagaimana kesuksesan saya di ABC dapat diterjemahkan ke dalam pertumbuhan pemasaran digital dan online untuk XYZ.

Dua kesalahan surat lamaran terburuk yang dapat Anda lakukan pada paragraf terakhir adalah:

Datang dengan keadaan ngotot, Anda terfokus pada seberapa banyak Anda menginginkan pekerjaan, bukan pada apa yang Anda tawarkan.

Mengulangi kalimat klise ‘Terima kasih atas pertimbangan dan waktu Anda.’

7. Gunakan Penutup Formal yang Tepat

Setelah Anda menulis isi surat pengantar Anda, Anda hanya perlu menutup secara formal di bagian paling akhir.

Tulis ‘dengan tulus’ dan ikuti dengan nama lengkap Anda. Menambahkan tanda tangan Anda adalah opsional, tetapi dianjurkan untuk surat pengantar yang lebih formal.

Jika Anda bukan penggemar kalimat ‘dengan tulus’ yang sudah sering dipakai, jangan ragu untuk menggunakan salah satu sinonim berikut:

Contoh salam penutup surat pengantar:

Terima kasih,

Salam Hormat,

Salam,

Hormat kami,

Salam hangat.

Yang tercantum di atas akan menjadi taruhan teraman Anda. Masih bukan yang Anda cari?

Lihatlah beberapa contoh salam pengganti surat pengantar alternatif:

Terima kasih atas pertimbangan Anda,

Salam,

Hormat kami,

Tips Pro: Sebaiknya ulangi informasi kontak dasar Anda, seperti profil LinkedIn Anda, alamat email, dan nomor telepon di bawah salam penutup Anda.

8. Tambahkan Postscript: Trik yang Tidak Digunakan oleh Siapapun

Semua bagian di atas harus dimiliki dalam format surat pengantar yang baik.

Tetapi ada satu trik khusus yang dapat Anda gunakan:

Catatan tambahan.

Mengapa ‘P.S.’ begitu penting?

Karena itu seperti magnet bagi mata manajer perekrutan. Ia seperti menjerit: ‘Anda tidak boleh melewatkan informasi ini.’

Gunakan catatan tambahan untuk memberi tahu manajer perekrutan tentang sesuatu yang mengesankan tentang karir Anda (1), bahkan jika itu tidak terkait langsung dengan lowongan pekerjaan.

Dan katakan bahwa Anda akan dengan senang hati memberi mereka lebih banyak detail (2) jika mereka merasa itu menarik.

Seperti dalam contoh surat lamaran kami:

Cara Menulis Postscript Surat Pengantar Yang Baik

P.S. Saya juga akan menghargai kesempatan untuk menunjukkan kepada Anda (2) bagaimana solusi e-detailing saya meningkatkan penjualan gabungan dari tiga produk unggulan ABC dengan memecahkan rekor 13% dalam satu tahun (1).

Kesimpulan

Untuk menulis surat pengantar yang memberi Anda pekerjaan, ikuti 8 langkah yang kami bahas:

Buat header yang profesional dengan info Anda.

Tujukan surat kepada manajer perekrutan dengan menyebut namanya.

Tunjukkan pencapaian yang relevan untuk memperkenalkan diri Anda pada paragraf pertama.

Targetkan kebutuhan perekrut dan buktikan Anda dapat membantu pada paragraf kedua.

Jelaskan mengapa Anda ingin bergabung dan meyakinkan perekrut bahwa Anda ingin tetap berada di perusahaan pada paragraf ketiga.

Tekankan kembali tawaran Anda dan ajukan tawaran untuk bertindak pada paragraf terakhir.

Keluar dengan penutupan formal yang tepat dan tulis nama lengkap Anda.

Sertakan satu lagi prestasi dalam tulisan tambahan agar menonjol.

Dan untuk saran terakhir:

Tetap singkat.